”Kansainvälinen ja luonnonläheinen Espoo on vetovoimainen tapahtumakaupunki,
jota elävöittävät aktiivinen kaupunkikulttuuri ja monipuolinen liikunta”
(Espoo-tarina)
Kasvukaupunki Espoo haluaa olla aidosti kansainvälinen, avoin, elävä ja rohkeasti kokeileva tapahtumakaupunki. Espoon vetovoima tapahtumakaupunkina on kasvussa. Tapahtumakaupunkina Espoo menestyy yhdessä kumppaniensa kanssa ja tapahtumia tehdään koko kaupungin voimin. Kumppanuustapahtumat edistävät kaupungin tunnettuutta tapahtumapaikkana, lisäävät kaupungin vetovoimaa ja tukevat kaupungin strategisia tavoitteita. Suurtapahtumat tuovat elävää kaupunkikulttuuria ja tukevat paikallista yritystoimintaa.
Kumppanuusohjelmassa on kaksi kategoriaa: suurtapahtuma- ja profiilitapahtumakumppanuus. Suurtapahtumakumppanuus on kertaluonteinen, ja sen ensisijainen painotus on yleisömäärässä sekä talous- ja työllisyysvaikutuksissa sekä kaupungin näkyvyyden volyymissa. Profiilitapahtumakumppanuus mahdollistaa pitkäaikaisemman 2–4 vuoden kumppanuuden. Profiilitapahtuman sisältö syntyy Espoosta tai espoolaisuudesta tai sen sisältö on toteutettu yhteistyössä paikallisen yhteisön, elinkeinon ja kolmannen sektorin kanssa. Kumppanuudet ovat harkinnanvaraisia.
Tapahtumakumppanuusesityksiä voi toimittaa kaupungille vuosittain, toimitusajoista ilmoitetaan Kaupunkitapahtumien verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa. Vuonna 2024 toimitusaika on 18.9.-4.10.2024. Sähköiset kumppanuusesitykset toimitetaan Espoon kaupungin kirjaamoon vuosittain ilmoitetun aikarajan puitteissa. Toimitusohjeet löytyvät kumppanuusesityslomakkeesta. Pakolliset liitteet, markkinointisuunnitelma ja talousarvio, toimitetaan kumppanuuslomakkeen mukana myös kirjaamoon. Esityksiä ei käsitellä ilman liitteitä.
Esitysten käsittely etenee yleisten kriteerien arvioimisella. Tapahtuman tulee toteuttaa Espoo-tarinaa ja noudattaa kaupungin eettisiä arvoja. Esitykset arvioidaan myös lupa- ja pelastusviranomaisten näkökulmasta. Muut kumppanuuskriteerit on avattu tarkemmin oheismateriaalissa.
Päätös kumppanuudesta tehdään syksyn aikana. Kumppanuuspäätökset ovat harkinnanvaraisia. Päätöksissä noudatetaan Espoon elinkeino- ja kilpailukykyjaoston päättämiä kaupunkimarkkinoinnin periaatteita. Kumppaneiksi valittujen kanssa aloitetaan tarkemmat neuvottelut ja muut käytännön yhteistyötoimenpiteet. Kun kumppanuus myöhemmin päättyy, tapahtumajärjestäjä tekee tarvittavat selvitykset ja loppuraportoinnit sovitussa aikataulussa.
Tapahtumakumppanuus ei kohdistu kaupungin ulkopuolella järjestettäviin tapahtumiin, kaupungin jo tukemaan tapahtumaan tai toimintaan, kaupungin myöntämään toiminta- tai muita avustuksia saavaan toimintaan, eikä yritysten, yhdistysten tai seurojen normaalitoimintaan liittyviin tapahtumiin. Kaupunki ei tue samaa tapahtumaa useammasta eri yksiköstä. Tapahtumakumppanuutta toteutetaan pääasiallisesti kaupungin olosuhteiden ja tapahtuma-alueiden käytön sekä markkinointiyhteistyön muodossa.
◊◊ Askelkartta ◊◊
1. Täytä kumppanuusyhteistyön esityslomake, jossa kysytään mm.:
– Tapahtuman kuvaus
– Vastuullisuussuunnitelma
– Tapahtuman esteettömyys
– Tapahtuman näkyvyys
– Tapahtuman järjestäjä ja pääkumppanit
– Tapahtuman alustava budjetti
2. Tee vapaamuotoiset markkinointi- ja taloussuunnitelmaliitteet
Taloussuunnitelmaa varten löydät malliesimerkin verkkosivujemme materiaaleista
3. Lähetä esitys ja sen liitteet (2 kpl) sähköpostitse kaupungin kirjaamoon
osoitteella kirjaamo@espoo.fi tai paperipostilla osoitteeseen:
Kirjaamo, PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI
Otsikoi viestisi/asiakirjasi: Espoon tapahtumakumppanuus
Lisätiedot:
Kaupunkitapahtumat Espoo
tapahtumaespoo@espoo.fi
Minna Kaarmila, projektisuunnittelija
minna.kaarmila@espoo.fi | +358 50 3557 105
Antti Schroderus, tapahtumaneuvoja
antti.schroderus@espoo.fi | +358 40 636 9180
